Skip to content

Global förändring

Publicerad

Precis som bilföraren är i centrum när Volvo Cars utvecklar sina nya bilmodeller, designas företagets arbetsplatser runt medarbetarna. Kontorskonceptet Designed Around You at Work – DAY@Work – införs nu successivt i hela världen. Det nya kontoret i Shanghai är ett av de senaste exemplen.

Volvo ShanghaiVolvo Cars globala förändringsprogram mot aktivitetsbaserade arbetsplatser startade i Göteborg 2013 och nådde 2018 säljkontoret Shanghai, det hittills största av bilföretagets kontor i Kina med 400 medarbetare. Kontoret ligger centralt vid Shanghais paradgata, The Bund, med hänförande utsikt över Huangpufloden.
– Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare och vi vet att arbetsmiljön är mycket viktig för våra medarbetare. Den ska vara trivsam, men framförallt ska den underlätta arbetet och samarbetet, så att allt flyter på mer effektivt. Det säger Christina Hansén, som varit ansvarig för införandet av Day@Work i hela Asien, men nu är tillbaka i Göteborg med andra arbetsuppgifter. Hon började uppdraget hösten 2015 och avslutade det när Shanghaikontoret var klart i juli 2018. Däremellan ledde hon införandet av konceptet på flera kontor i Kina, i Indien, Malaysia, Sydkorea,Taiwan och Thailand.

Volvo ShanghaiAtt jobba med förändring är roligt, men också utmanande, menar Christina Hansén:
– I Skandinavien börjar vi bli vana vid aktivitetsbaserade kontor, men i Asien är det fortfarande mycket ovanligt. Så det första Christina Hansén gjorde var att åka runt och förklara syftet med förändringen och hur konceptet är uppbyggt.
– För att lyckas är det viktigt att börja med cheferna. Särskilt i Asien, där man tänker mer hierarkiskt än i Skandinavien, och de anställda tenderar att göra som cheferna säger.

I Shanghai var steg två att bygga en pilot – en mindre del av kontoret med den nya kontorslösningen. I januari 2017 fick 50 medarbetare börja arbeta enligt det nya konceptet, bland andra de inom IT, kommunikation och delar av ledningsteamet för Asien.
– Vi ville bland annat testa att tekniken fungerade, något som är extra viktigt i ett flexibelt kontor. Kommunikatörerna fick konkret förståelse för konceptet, som de kunde sprida vidare och ledningen fick god insikt för att kunna fatta beslut. Även övriga medarbetare fick en insyn i hur konceptet
fungerade i praktiken, berättar Christina Hansén.

Senab Volvo ShanghaiSKANDINAVISKT UTTRYCK. Till piloten importerades alla möbler från Skandinavien. Främst för att få den rätta kvalitén, men också det skandinaviska uttrycket. Men när hela kontoret skulle inredas, blev det för dyrt och för lång ledtid att importera alla möbler.
– Vi ville absolut inte pruta på kvalitén, det skulle gå stick i stäv med Volvo Cars varumärke, säger Christina Hansén. Här gjorde Senab ett fantastiskt jobb, konstaterar hon:
– Deras medarbetare lyckades hitta – och ibland lära upp – kinesiska leverantörer som kunde leva upp till våra krav, både pris- och leveransmässigt. Dessutom har Senabs systerföretag Edsbyn viss tillverkning i Kina och kunde leverera en del möbler och fast inredning.

Även om man i Kina är van vid en hög förändringstakt fanns vissa farhågor hos medarbetarna, till exempel den klassiska frågan ”hur ska jag klara av att inte ha ett eget skrivbord”.
– I Kina älskar man att dekorera sin arbetsplats med foton och personliga saker, säger Christina Hansén.
Men när kontoret blev klart var alla medarbetare och chefer entusiastiska, enligt Karen Young, Volvo Cars projektledare för förändringsprojektet:
– Till en början mest över läget, utsikten och den snygga inbjudande inredningen. Men ganska snart upptäckte man att det nya kontoret helt och hållet utgår från de anställdas behov. Att kontoret nu är designat kring oss som jobbar här.

Positivt är också att man nu upplever att inredningen ligger i linje med Volvo Cars kultur och varumärke, säger hon:
– Många av våra medarbetare reser mycket till andra Volvo Cars-kontor och nu känner man igen sig över allt, kontoren har samma identitet.

Senab Volvo ShanghaiSPEGLAR FÖRETAGSKULTUREN. För Volvo Cars är det mycket viktigt att arbetsmiljön speglar företagskulturen.
– Den ska stötta tvärfunktionellt samarbete, kreativitet och lärande. Allt som behövs för att utveckla innovativa lösningar för kunderna. Nu träffar vi oftare kollegor från andra avdelningar, kan dela med oss av information och idéer. Därmed blir även företagskulturen starkare. Över huvud taget har vi fått tänka om – detta är VÅR arbetsplats, vi arbetar mot samma mål. Om ett år kommer vi att utvärdera det nya kontoret och se vad som behöver finslipas, säger Karen Young.

Hon tycker att samarbetet med Senab har fungerat mycket bra.
– Senab har stor erfarenhet av den här typen av kontor och har kunnat förse oss med professionella förslag. Även Eileen Yu, Senabs projektledare, är nöjd med samarbetet och stolt över resultatet:
– Vi började med att undersöka beläggningsgraden, den låg runt 40 procent. Det resulterade i att kontoret nu har 212 arbetsstationer, som är mer än tillräckligt för de totalt cirka 400 medarbetarna. Jämfört med tidigare finns betydligt fler platser för samvaro av olika slag, som mötesrum och lounger, men även privata små rum när man behöver dra sig undan för total koncentration eller känsliga telefonsamtal. Hon berättar att kontoret får många studiebesök från andra företag.
– Den här typen av flexibla kontor med öppna ytor är mycket ovanlig i Kina, så det finns en stor nyfikenhet. Dessutom är intresset för ny skandinavisk design stort. Volvo Cars har därmed blivit något av en trendsetter, förklarar hon och tillägger att för Senab innebär det väl genomförda projektet stora möjligheter:
– Vi kan visa upp vår kompetens och vårt nytänkande för en kinesisk publik och bli mer kända på den kinesiska marknaden.

Text Tove Gyllenstierna

Här hittar du fler bilder på Volvo Shanghai

Denna artikel publicerades ursprungligen i Reflections #1 2019

Fler nyheter

Läs fler intressanta inlägg