För många är det papperslösa kontoret inte mer än en bekvämlighetfråga, men för Roche är det en affärskritisk fråga. När tre grenar av den svenska verksamheten skulle flytta ihop var det naturligt att ta klivet över till en aktivitetsbaserad miljö. Men det fanns en oro bland medarbetarna som togs på allvar.

Arvid Tydéns allé 7
Solna
Inredning, möbelleverans, koordination & montering
6470 kvm, aktivitetsbaserat kontor för ca 200 medarbetare i 4 plan

Bakgrund

Roche är världens tredje största läkemedelsföretag med över 90 000 medarbetare i 150 länder. Vid flytten till ett nytt kontor skulle tre verksamhetsgrenar förenas på samma plats och det fanns ett uttalat syfte att organisationen skulle bli pappersfri. Det bedömdes helt enkelt som säkrare eftersom många patent och sekretessbelagda handlingar hanteras och dessa kunde skyddas bättre i en heldigital miljö.

Utmaning

Den största förändringen var inte den geografiska flytten, utan att drygt 200 medarbetare nu skulle börja arbeta i ett verksamhetsbaserat kontor. De flesta medarbetarna var positiva till förändringen, men det fanns även de som kände oro. Oron togs på allvar och flytten planerades i två år där förberedelserna för det nya arbetssättet började 1,5 år i förväg.

— Vi hade ett tätt samarbete där vi kände oss delaktiga, välinformerade och alldeles trygga. Vi är mycket nöjda med vårt samarbete med Senab.

Elin Holmgren, HR Roche

Slutresultatet

Förändringsresan utgick från medarbetarnas behov av en trivsam och harmonisk miljö. Man började med att informera alla medarbetare om vad det aktivitetsbaserade arbetssättet skulle innebära. Dels i form av inspirationsföreläsningar, dels genom studiebesök för att bättre lära känna det nya arbetssättet. Medarbetarenkäter gick ut och en analys av arbetsplatsbeläggningen genomfördes.

Arkitekten gjorde sedan en zonindelning i det öppna kontorslandskapet för låg-, medium- och högfokuserat arbete. Indelningen indikerade hur tyst det skulle vara i omgivningen.

Hållbarhetstanken fanns också med hela vägen, vilket var viktigt för Roche.

Senab stöttade under hela förändringsresan. Vi blev deras kunskapspartner och produktspecialister, genom att hjälpa kunden att konkurrensutsätta produkter. Vi gick ut brett på marknaden med anbudsunderlag för att erbjuda kunden bästa möjliga pris, allt i samråd med arkitekt. Och för att hålla budgeten genom hela projektet. Senab både levererade och monterade möblerna och är en samarbetspartner till Roche än idag.