Spindeln i samarbetet

Johanna Willander är projektledare på Senab och kundansvarig för SEB. Hon arbetar på Senabs kontor i Stockholm där hon sitter tillsammans med arkitekten Stina och med sina övriga kollegor Amanda, Ingrid, Karen och Mateja i arbetsgruppen för SEB. Men det är många fler som är involverade för att få alla samtidiga projekt att fungera. Frågan är hur man år efter år lyckas leverera effektivt och samtidigt utveckla både sig själva och kunden.

SPINDELN I SAMARBETET

I rollen som projektledare för SEB ansvarar Johanna tillsammans med sin kollega Amanda för att hålla ihop laget och att allt fungerar som det ska. Mycket handlar om kommunikation, dels med kunden, dels inom gruppen men också med leverantörer. Det är många parter som är inblandade i en kund, ofta med flera parallellt löpande projekt.

— I projekten för de stora kontoren är det uppemot 30 personer som är inblandade från oss, kunden och externa samarbetsparters på olika håll och kanter för varje kund och projekt. Just nu har vi 4 projekt för SEB som löper samtidigt. Det är en utmaning, men vi löser det genom att ta ett gemensamt ansvar och ha en tydlig kommunikation, säger Johanna.

När Johanna inte är på jobbet hämtar hon sin energi från vänner, familj och träning. Annars menar Johanna att arbetsplatsen spelar stor roll för att få inspiration och glädje.

— Att vi får möjligheten att befinna oss i både en inspirerande miljö och jobba tillsammans med duktiga personer gör mycket. Jag märker hur mycket lokalens estetik och harmoni spelar stor roll, att det är härligt för både ögat och för örat men så klart också för de andra sinnena. Men mest är det inspirerande att få uppleva den förändringen vi kan åstadkomma tillsammans med våra kunder. Det är min största energikälla varje dag, menar Johanna.

SPINDELN I SAMARBETET

Värdeoptimering
för kunden

Som projektledare är Johannas viktigaste roll tillsammans med sin kollega Amanda att hålla ihop och synka allt från medarbetare till varje liten del i projekten, att ingenting glöms bort och att andra saker inte tar mer plats än de ska.

— Vi måste vara affärsmässiga sett ur vårt perspektiv, men främst har vi ett uppdrag för kunden att hjälpa dem att bli mer effektiva och inte minst göra bra val, menar Johanna.

Johanna beskriver hur hon och hela hennes team är ansvariga för att värdeoptimera utifrån budgeten, att bra val som leder fram till bra lösningar i slutändan ska vara ekonomiska.

— Värdeoptimering handlar om att vi prioriterar ekonomi där det har störst värde, funktion och hållbarhet där det är viktigast och utseende där det är avgörande, även om gränserna inte går att dra så krasst, berättar Johanna.

En avgörande roll för att hela teamet ska kunna hålla ihop ett projekt längs resan, speciellt vid order och leverans, är projektkoordinatorerna.

— Projektkoordinatorerna tar över när en order är lagd och ansvarar för allt som har med logistik att göra. De koordinerar tillsammans med planering och montage för att säkerställa att leveransen sker smidigt. De har ofta daglig kontakt med kunden under leveransfasen och hanterar eventuella reklamationer, förklarar Johanna.

Samarbetet mellan projektledare och projektkoordinatorer är tätt, och gränserna mellan rollerna kan ibland flyta ihop.

— I stora projekt är jag ofta med även under leveransfasen. Det är svårt att släppa taget helt eftersom jag känner ett ansvar för helheten. Vi arbetar som ett team där alla bidrar med sin expertis, och ibland överlappar våra ansvarsområden för att säkerställa bästa möjliga resultat för kunden, säger Johanna.

SPINDELN I SAMARBETET

Kommunikation och samarbete — nyckeln till framgång

Med så många involverade parter är kommunikation avgörande. Johanna betonar vikten av tydlig och kontinuerlig dialog både internt och externt.

— Det är många personer inblandade i ett projekt—från leverantörer och montörer till kundens egna team och externa entreprenörer. Att alla är informerade och att kommunikationen flyter är kritiskt. Vi försöker hålla alla uppdaterade och ser till att information delas effektivt mellan alla parter, berättar hon.

Att arbeta nära tillsammans i ett litet team underlättar kommunikationen och bidrar till att projektet flyter smidigt.

— Vi sitter ofta tillsammans, vilket gör att vi snabbt kan stämma av saker och hålla varandra informerade. Det är också lättare att fånga upp eventuella missförstånd direkt. Men det kräver också att vi är proaktiva och tar ansvar för att fråga om något är oklart, säger Johanna.

SPINDELN I SAMARBETET

Kundrelationen

En viktig aspekt av Johannas arbete är relationen med kunden. Att bygga och upprätthålla långsiktiga relationer är något hon värdesätter högt.

— Engagemang är nyckeln. Vi får inte bli bekväma och ta relationen för given. Det handlar om att vara proaktiv, tillgänglig och verkligen lyssna på kundens behov. Vi vill underlätta för kunden, det handlar om att arbeta tillsammans som partners, förklarar hon.

Att kunden, i det här fallet SEB, ibland arbetar från Senabs kontor bidrar också till en nära relation.

— Annika från SEB sitter ofta hos oss, vilket gör att vi kan ha en tät dialog och snabbt lösa eventuella frågor som dyker upp. Det stärker vårt samarbetet, säger Johanna.

SPINDELN I SAMARBETET

Utmaningar och lärdomar

Johanna medger att arbetet som projektledare kan vara utmanande, men det är också det som gör det spännande.

— Det är många människor och olika projekt hela tiden. Man vet aldrig vad som kan dyka upp, och det finns alltid nya saker att lära sig. Det är aldrig tråkigt, och man kan alltid sträva efter att göra saker bättre, menar hon.

Johanna betonar också vikten av att lära sig av erfarenheter och ständigt förbättra processer.

— Vi lär oss hela tiden och kan ta med oss lärdomar till nästa projekt, vilket gör oss mer effektiva. Att kunna arbeta tillsammans och dela kunskap är det allra roligaste och mest utvecklande, säger Johanna avslutningsvis med en entusiasm som smittar av sig.